Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Soulmedic - Centrum Psychoterapii

Niniejsza informacja dotyczy pacjentów Centrum Psychoterapii Soulmedic (wizyty stacjonarne i online) i uzupełnia Politykę Prywatności serwisu soulmedic.pl.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej "RODO") informujemy, że Administratorem danych osobowych pacjenta jest Soulmedic sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Waleriana Łukasińskiego 16/18, 30-414 Kraków, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001127394, NIP: 6793309697, REGON: 529654999, zwana dalej Administratorem.

2. W sprawach związanych z danymi należy kontaktować się osobiście, telefonicznie pod numerem +48 698 023 747 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@soulmedic.pl.

3. Dane pacjenta będą przetwarzane w celu:

• zawarcia i wykonywania umowy o prowadzenie psychoterapii lub innych usług świadczonych przez Administratora, w tym obsługi rezerwacji dokonanych przez stronę internetową, co jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest pacjent, lub do podjęcia działań na żądanie pacjenta przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych, np. wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• dane szczególnych kategorii (tzw. dane wrażliwe, w tym dane o stanie zdrowia, stosowanej obecnie lub w przeszłości farmakoterapii, informacje o korzystaniu obecnie lub w przeszłości z konsultacji u specjalistów z różnych dziedzin, informacje biograficzne dotyczące pacjenta oraz jego rodziny, istotne dla powodzenia realizacji ustalonych usług) będą przetwarzane na podstawie udzielonej przez pacjenta wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), w celu należytej realizacji usługi przez Administratora.

W przypadku pacjentów małoletnich Administrator przetwarza również dane rodziców lub opiekunów prawnych podane w formularzach i ankietach zgód (imię i nazwisko, dane kontaktowe, oświadczenia dotyczące władzy rodzicielskiej) w celu odebrania i udokumentowania wymaganych zgód (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

4. Dostęp do danych pacjenta jest ograniczony do zakresu niezbędnego dla danej czynności:

• dokumentacja psychoterapeutyczna i treść sesji: wyłącznie terapeuta lub psycholog prowadzący pacjenta (działający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, art. 28 RODO) oraz Administrator w zakresie nadzoru nad prawidłowością przetwarzania. Żaden z dostawców technicznych wymienionych poniżej nie ma dostępu do dokumentacji ani do treści sesji;
• dane rezerwacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, termin i rodzaj wizyty): recepcja Administratora, dostawca systemu rezerwacji wizyt (Bookero) oraz dostawcy hostingu i poczty elektronicznej w zakresie korespondencji z pacjentem;
• dane do płatności i dokumentów księgowych: operator płatności online PayNow (mBank S.A. / mElements S.A.) w zakresie obsługi płatności, operator terminala płatniczego w placówce Fiserv Polska S.A. w zakresie płatności kartą, dostawca systemu do wystawiania faktur (Fakturownia) oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) prowadzony przez Ministerstwo Finansów w zakresie danych niezbędnych do wystawienia i przesłania faktury, a także zewnętrzne biuro rachunkowe w zakresie dokumentów księgowych;
• sesje online: dostawca narzędzia wideorozmów (Google Meet) wyłącznie w zakresie transmisji połączenia (patrz pkt 5);
• inni specjaliści prowadzący leczenie pacjenta (np. psychiatra): wyłącznie na wniosek lub za zgodą pacjenta, także w zakresie danych wrażliwych;
• organy publiczne: wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa.

5. Dane pacjenta (dane podane przy rezerwacji, dokumentacja psychoterapeutyczna, treść rozmów z terapeutą) nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych. Jedyny wyjątek o charakterze technicznym dotyczy sesji online prowadzonych przez narzędzie wideorozmów Google Meet: samo połączenie audio-wideo oraz jego dane techniczne (np. adres e-mail użyty do dołączenia do spotkania) są obsługiwane przez infrastrukturę Google, która może znajdować się częściowo poza EOG, na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w RODO (EU-US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne). Sesje nie są nagrywane bez odrębnej, wyraźnej zgody pacjenta, a ich treść nie jest nigdzie przesyłana ani udostępniana: to, co pacjent powierza terapeucie, pozostaje między nim a terapeutą i jest objęte tajemnicą zawodową.

6. Dane będą przechowywane przez okres 3 lat (jeżeli nie została wystawiona faktura imienna na rzecz pacjenta) lub 5 lat (jeżeli została wystawiona faktura imienna) od zakończenia wykonania umowy.

7. Pacjent posiada prawo dostępu do swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Prawa te przysługują w sytuacjach określonych przez przepisy RODO oraz ustaw krajowych.

8. Pacjent ma prawo wniesienia skargi do Administratora, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO. Administrator ustosunkuje się do skargi w ciągu 30 dni od jej wniesienia, a w przypadku uznania jej zasadności dostosuje procedury przetwarzania danych zgodnie z wymogami RODO.

9. Pacjent ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy.

10. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości rzetelnego wykonania stosownej usługi oraz z brakiem możliwości realizacji usługi przez Administratora. Odmowa podania danych wrażliwych może mieć wpływ na jakość świadczonej usługi.

11. Pacjent może wycofać zgodę: osobiście w placówce, listownie na adres korespondencyjny Administratora lub e-mailem na adres biuro@soulmedic.pl.

12. Podane dane nie będą profilowane ani poddawane procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji.